Jak poprawić wyniki firmy w 5 krokach?

Mój pierwszy dzień w firmie. Właśnie zaczynam współpracę z nowym klientem. Celem współpracy jest poprawa wyników firmy. Zastanawiam się, co trzeba poprawić w firmie, aby wyniki uległy poprawie. Pierwsze kroki kieruję na halę produkcyjną i przyglądam się jak przebiega proces produkcyjny, abym mógł zrozumieć kluczowe etapy procesu realizacji zlecenia. Szukam w procesie strat i marnotrawstwa oraz nieefektywności. Pytam, gdzie blokuje się przepływ zleceń produkcyjnych. Pracownicy firmy wskazują mi kluczowe stanowisko i/lub maszynę produkcyjną. Z rozmowy wynika, że gdyby udało się poprawić efektywność wskazanej maszyny to firma zrealizowałaby więcej zamówień. Weryfikuję czy faktycznie przepływ zleceń blokuje się przed wskazaną maszyną. Kilka skrzynek z detalami czeka na przetworzenie. Zidentyfikowaliśmy ograniczenie na produkcji. Jest to pierwszy krok jaki realizuję w projektach poprawy efektywności firmy.

5 kroków ciągłego doskonalenia wg. TOC zwanych potocznie procesem POOGI [z ang. Process of On-Going Improvement].

Znajdź ograniczenie systemu jest pierwszym krokiem procesu ciągłego doskonalenia zgodnym z podejściem Teorii Ograniczeń. Proces ten składa się z 5 kroków zwanych potocznie procesem POOGI [z ang. Process of On-Going Improvement]. Celem tego procesu jest określenie co jest ograniczeniem firmy - jako całości, w osiąganiu lepszych rezultatów i jak zapewnić ciągły proces doskonalenia, poprzez odpowiednie zarządzanie ograniczeniem.

 1.      Znajdź ograniczenie(a) systemu.

W pierwszym kroku współpracy z klientem identyfikuję „najsłabszy” obszar firmy, który determinuje wyniki firmy, czyli szukam ograniczenia. Identyfikacja ograniczenia jest kluczowa w procesie ciągłego doskonalenia firmy, ponieważ jak sama nazwa wskazuje ograniczenie „ogranicza” firmie zarabianie większej ilości pieniędzy. Ograniczenie nakłada górny limit wyników jaki firma jest w stanie osiągnąć.

Przed rozpoczęciem usprawniania pracy ograniczenia, wspólnie ustalamy, jak mierzyć efektywność pracy ograniczenia i firmy. Wdrażamy odpowiednie mierniki i wskaźniki, które będą informowały zespół projektowy czy wprowadzane zmiany idą w dobrym kierunku i czy przekładają się na poprawę wyników firmy.

 2.      Usprawnij pracę ograniczenia

Zidentyfikowaliśmy ograniczenie w pierwszym kroku. Czas zastanowić się nad tym, jak możemy wykorzystać ograniczenie w maksymalnym stopniu. Ponownie idę na produkcję, lecz tym razem po to, aby, obserwować pracę kluczowej maszyny. W kroku tym przypatruję się jak pracuje ograniczenie, jak jest wykorzystywane i zarządzane. Wspólnie z zespołem szukamy przyczyn niskiej efektywności najsłabszego obszaru.

W kroku tym identyfikuję co zatrzymuje i utrudnia pracę ograniczenia. Identyfikuję straty czasowe i marnotrawstwa na ograniczeniu, które „ukrywają moce produkcyjne”. Jako straty czasowe rozumiem wszelkie postoje maszyny, awarie, zatrzymania na przezbrojenie, odejście pracownika od maszyny, wolniejsza praca, straty jakościowe itp. Powyższe przeszkody powodują, iż kluczowa maszyna na niewystarczającą moc produkcyjną. Źle wykorzystana kluczowa maszyna przekłada się na efektywność
całego zakładu produkcyjnego, a nie tylko pracy ograniczenia.

Po zidentyfikowaniu kluczowych strat i nieefektywności na kluczowej maszynie, opracowujemy strategie i wdrażamy usprawnienia, które pomogą zwiększyć efektywność maszyny. To może obejmować skrócenie czasu przezbrojenia, szkolenia pracowników, aby zdobyli nowe umiejętności, zapewnienie wszystkich materiałów i niezbędnych surowców, eliminację szukania narzędzi poprzez uporządkowanie stanowiska pracy i wiele innych pomysłów. Każde usprawnienie „najsłabszego” obszaru - ograniczenia, przekłada się na wyniki twojej firmy.

Jeśli ograniczenie nie przemieściło się do innego obszaru firmy to w dalszym ciągu usprawniamy pracę ograniczenia i przyglądamy się pozostałym procesom i działaniom, które mogłyby wspierać pracę obszaru ograniczenia. Powyższe działania realizuję w kroku 3.

 3.      Podporządkuj wszystko pod ograniczenie.

W kroku trzecim dalej pracujemy nad poprawą efektywności ograniczenia, lecz troszkę w inny sposób. Usprawniamy pozostałe procesy w firmie niebędące ograniczeniem, aby mogły wspierać pracę obszaru ograniczenia. Koordynujemy pozostałe procesy i działania z pracą ograniczenia. Wyraz „podporządkuj” oznacza, że pozostałe procesy i pracownicy przystosowują się do pracy ograniczenia i pracują według ustalonych reguł, które wspierają pracę ograniczenia. Generalnie w tym kroku planujemy pracę ograniczenia oraz procesy poprzedzające tak, aby ograniczenie mogło pracować na 100%. Jeśli obszar ograniczenia w dalszym ciągu limituje nam ilość realizowanych zamówień, to przechodzimy do kroku 4 procesu POOGI.

 4.      Wzmocnij ograniczenie systemu.

Jeżeli w wyniku wdrożonych usprawnień i podporządkowania działań pod ograniczenie, zwiększona efektywności kluczowej maszyny dalej jest niewystarczająca i nie udało nam się przełamać ograniczenia to musimy zwiększyć moce produkcyjne ograniczenia. Moce produkcyjne ograniczenia możemy zwiększyć poprzez:

• wydłużenie czas pracy ograniczenia, czyli pracować w nadgodziny lub w weekend,

• zatrudnienie nowego pracownika

• dodanie kolejnej zmiany

• dodanie kolejnej maszyny

• itp.

Uff pokonaliśmy ograniczenie i co dalej?

 5.      Wróć do punktu 1. Nie pozwól, aby inercja stała się ograniczeniem systemu

W wyniku wdrożonych usprawnień, zmian i inwestycji udało nam się przełamać ograniczenie. W takiej sytuacji proces doskonalenia firmy zaczynamy od początku. Ważne jest jednak, aby uniknąć inercji - zbytniego zadowolenia z obecnej sytuacji. Nie możemy zadowolić się obecną sytuacją! Ograniczenie przemieściło się w inne miejsce i proces ciągłego doskonalenia zgodny z Teorią Ograniczeń zaczynamy jeszcze raz.

W powyższy sposób współpracuję z klientem w projekcie poprawy efektywności firmy. W ten sposób zarządzamy ograniczeniami w firmie i prowadzimy ciągły proces doskonalenia jej poprzez identyfikację i przełamywanie ograniczeń w przedsiębiorstwie. W czasie realizacji kroków 2, 3 i 4 monitorujemy efektywność pracy ograniczenia i firmy. Wyniki omawiamy regularnie na spotkaniach wynikowych. Regularne spotkania są skutecznym narzędziem do generowania nowych innowacyjnych pomysłów i rozwiązań poprawy efektywności ograniczenia. Umiejętna realizacja powyższych kroków ciągłego doskonalenia zawsze przynosi firmie znaczące korzyści.

Poniżej rozpisany proces POOGI.

Powyższy cykl doskonalenia można zastosować w każdej firmie, produkcyjnej i usługowej. Zawsze działa i przynosi rezultaty. Zastosuj go w swojej firmie, a będziesz mile zaskoczony rezultatami.
Pozdrawiam. Marek